Comprendre la signification des paramètres d’archivage automatique dans Outlook
L’archivage automatique vous permet de gérer l’espace dans votre boîte aux lettres ou sur le serveur de courrier que vous utilisez en déplaçant automatiquement les éléments vers un emplacement d’archivage. En fonction des options, l’archivage automatique effectue l’une ou l’autre des actions suivantes (ou les deux) :
- Déplace des éléments de leur emplacement d’origine, généralement un de vos dossiers actifs, vers un dossier d’archivage. Où mes éléments sont-ils déplacés ? Le fichier d’archive est un type de fichier de données Outlook (.pst). À la première exécution de l’archivage automatique, le fichier d’archive est créé automatiquement dans : C:\Users\Votre_nom_d’utilisateur\Documents\Outlook Files\archive.pst Je ne trouve pas les dossiers mentionnés dans cet article. Certains dossiers peuvent être masqués. Pour plus d’informations sur l’affichage des dossiers masqués dans Windows, voir Afficher les fichiers masqués.
- Supprime définitivement les éléments dont la période échéance est dépassée.
Remarques :
- Si vous choisissez de supprimer les éléments, ils ne sont pas archivés. Si vous choisissez d’archiver les éléments, ils ne peuvent pas être supprimés par l’archivage automatique. Une fois les éléments archivés, ils peuvent être supprimés manuellement.
- Si vous avez plusieurs comptes Exchange dans votre profil Outlook et que vous configurez l’archivage automatique pour un compte, les mêmes paramètres sont appliqués automatiquement à tous les autres comptes Exchange.
Pour plus d’informations sur la fonctionnalité d’archivage automatique, consultez Archiver automatiquement des éléments plus anciens.
Période échéance des éléments Outlook
Les éléments Outlook dont la période échéance est dépassée sont inclus dans l’archivage automatique suivant, sauf s’ils ont été spécifiquement marqués comme devant être exclus. La période échéance par défaut de chaque dossier Outlook est définie comme suit :
| Dossier | Période échéance |
|---|---|
| Boîte de réception et Brouillons | 6 mois |
| Éléments envoyés et Éléments supprimés | 2 mois |
| Boîte d’envoi | 3 mois |
| Calendrier | 6 mois |
| Tâches | 6 mois |
| Notes | 6 mois |
| Journal | 6 mois |
Remarque : Les dossiers que vous créez qui contiennent le même type d’éléments que la boîte de réception, le calendrier, les tâches, les notes ou les Journal ont la même période de vieillissement de six mois par défaut. Par exemple, un dossier de messagerie que vous créez pour status rapports reçus d’un collègue ou un dossier de contacts que vous créez pour des contacts personnels.
Déterminer l’âge d’un élément
| Type d’élément | Début de la période échéance |
|---|---|
| Courrier | Date/heure de réception ou à laquelle le courrier a été modifié et enregistré pour la dernière fois, la plus récente étant retenue. Le fait de marquer un courrier comme lu ou non lu est un exemple de modification du courrier. |
| Réunion, événement ou rendez-vous dans le calendrier | Date à laquelle l’élément a été modifié et enregistré pour la dernière fois. Les éléments périodiques ne sont pas archivés automatiquement. Quelle que soit la date du dernier enregistrement, seuls les éléments de calendrier qui se sont déjà produits seront archivés. |
| Tâche | Date d’achèvement ou à laquelle la tâche a été modifiée et enregistrée pour la dernière fois. Les tâches non marquées comme terminées ne sont pas archivées automatiquement. Les tâches attribuées à d’autres personnes ne sont archivées que si elles sont marquées comme terminées. |
| Note | Date à laquelle la note a été modifiée et enregistrée pour la dernière fois. |
| Entrée de journal | Date de création de l’entrée de Journal ou à laquelle l’entrée a été modifiée et enregistrée pour la dernière fois. |
| Contact | Les contacts ne sont pas archivés par défaut. Vous pouvez toutefois les archiver manuellement. |
